MÔ TẢ CÔNG VIỆC/ JOB DESCRIPTIONS

1. Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động vận hành hàng ngày của Phòng Kế Toán/ Be incharged of managing and overseeing the daily operations of the Accounting Department;
2. Kiểm soát các chứng từ và tài khoản thanh toán của khách hàng, nhà cung cấp, thuế dựa vào dữ liệu gốc và hệ thống phần mềm Kế toán trên NC cho VP chính và các chi nhánh và các công ty thành viên)/ Monitor all documentations and payment accounts of the Customers, Suppliers, Taxes which based on the hardcopy/ soft copy and data in the New Century (NC) system of the Head office and Branches and other legal entities;

• Quản lý, xử lý khiếu nại từ khách hàng, phòng ban liên quan đến các chi phí/ Mangage, handle complaints about the cost from customers/Dept;
• Giám sát, hướng dẫn cho việc giải thích và đối chiếu Kế toán/ Oversee, instruct the explanation and reconciliation in Acccounting field;

• Lập kế hoạch, kiểm soát chi phí trích trước/ phân bổ và bút toán phát sinh/ Make a plan, control the accured expenses, cost application, and accounting entry for issuing;

• Kiểm soát, phân tích các nghiệp vụ phát sinh thực tế Kế toán/ Tài chính và cung cấp các báo cáo chính xác, đúng thời gian tuân thủ luật pháp và yêu cầu của Công ty/ Monitor, analyze the issues facing Accounting/ Finance profession and provide the accurate reports on time to ensure it follows up the Law and Company requirements;
• Thực hiện các Báo cáo Tài chính như Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng Cân đối Kế toán (CĐKT), Lưu chuyển tiền tệ, Thuế & Quyết toán thuế (GTGT, Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), Tài nguyên, Nhà thầu, Môn bài), Tình hình sử dụng Hóa đơn, Thống kê, Tình hình thực hiện Dự án Đầu tư, Chi phí Điều hành & Quản lý) hàng tháng, quý, năm theo thực tế phát sinh/ Execute the Actual Report Monthly, Quarterly, and Yearly Reports (Financial Statement, Financial Performance, P&L (Profits & Loss) Forecast, Balance Sheet (BS), Cash Flow Statement (CF), Tax & Tax Finalization (Value Added Tax (VAT), Coporation Income Tax (CIT), Royalty, Foreign Contractor Tax (FCT), Business License Tax, Report on the use of Invoices situation, Statistics Office, Investment Project Performance, Operating Statement );

3. Xây dựng, thúc đẩy các phương pháp, chính sách và nguyên tắc kế toán thích hợp/ Establish and enforce proper Accounting methods, policies, and suitable principles;

• Lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động tư vấn (thuế/ hóa đơn), báo cáo / Lead, check the consultation (tax/ invoice), reports activities;

• Cập nhật, triển khai chính sách thuế mới từ cơ quan thuế VN/ Update, execute the new Tax policies from the Tax Department VN;

• Kiểm soát, kiểm tra số liệu kiểm toán chính xác, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho Kiểm toán bên ngoài/ Monitor, check the datas accuracy audit; provide in full and on time to the External Audit Team;
• Thực thi, điều phối các nghiệp vụ kế toán cho Team Kế toán (A/R, A/P, Fixed Assets, G/L, Costing) và tổ chức thực hiện việc đóng sổ cuối kì/ Deliver, coordinate the accounting profession for the Accounting Team (Account Receivalbe, Account Payable, Fixed Assets, General Ledger, Costing) & execute month-end closing process;
• Tham gia vào việc Quyết Toán Thuế do cơ quan thuế ban hành khi có yêu cầu từ Cơ Quan Thuế/ Take part in the Tax Finalization when receive the requirement from Tax Department;

Các yêu cầu khác được chỉ định bởi TP Tài chính/ Other tasks are assigned by the Finance Manager;

1. Thực hiện các công việc Admin Hành chính – Nhân sự/ Implement the HR admin duties.
2. Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/ công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building

1. Thực hiện các công việc Admin Hành chính – Nhân sự/ Implement the HR admin duties.

1. Chịu trách nhiệm duy trì các dịch vụ hành chính VP nhằm cung cấp cho các BP/PB/Be responsible for maintaining the administrative services to provide for all Dept/Team on schedule.

• Cung cấp dịch vụ văn phòng các BP/PB như nước uống, VPP, vé máy bay, phòng họp, bảo hiểm xe cho toàn công ty…/ Provide admin service for Dept/Team such as water, stationary, air ticked, meeting room and etc.

2. Thực hiện công việc lễ tân, điều phối tài xế/Execute receptionist’s and drivers’ duties.

• Điều phối nhân viên tài xế thực hiện công tác khi có yêu cầu từ BP Phòng Ban/ Align driver for business trip when necessary.
• Thực hiện thanh toán các hoạt động liên quan đến bảo dưỡng xe và công tác của tài xế. / Do the payment of drivers’ trip and car maintenance.

3. Giám sát nhân viên thực hiện nội quy, quy tắc 6S của công ty/ Monitor, oversee the employees’ implementation of company’s regulations and 6S rules

• Kiểm tra, giám sát thực thi 6S hàng tuần/ Check, supervise 6S of the office every week
• Nhắc nhở nhân viên tuân thủ nội quy 6S/ Remind employees to comply 6S regulations

4. Theo dõi thực hiện các Hợp đồng dịch vụ của văn phòng/ Manage all service contracts of office

• Kiểm tra việc thanh toán hàng tháng/ Check a monthly payment request.
• Phối hợp với Bảo trì toà nhà và nhân viên Hành chính thực hiện giám sát tạp vụ, bảo vệ/ Coordinate with Building Maintenance and GA team to oversee cleaning and security services.
• Giám sát và quản lý chất lượng vệ sinh sảnh G/ Oversee and manage quality of cleanliness in the G Floor lobby area.

5. Tổ chức sự kiện, chương trình, hoạt động… của công ty/ Organize events, program, activity of the company.

• Tạm ứng và chi các khoản cần thiết của phòng Nhân sự/ Advance and settle payment of necessary amounts of Human Resources Department.
• Tổ chức sinh nhật cho nhân viên có sinh nhật trong tháng, tiệc và các hoạt động tập thể tại văn phòng nhân dịp lễ/ Organize employees’ birthday party monthly, parties and activities at the office on the holiday.
• Phối hợp với các bộ phận để tổ chức sự kiện của công ty Tiệc Tất Niên, Team building…/ Coordinate with other departments to organize events in the company:YEP/ Teambuilding/ …

2. Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/ công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building.

• Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building
• Phục vụ Khách viếng thăm qua cách chào hỏi, tiếp đón, hướng dẫn và thông báo thích hợp/ Greet visitors by greeting, welcoming, directing and announcing appropriately
• Tiếp nhận, sàn lọc, sắp xếp các thư từ, giao bưu phẩm ký gừi, NV giao thư hàng ngày/Receive, sort, arrange daily mails/ deliveries/couriers
• Liên hệ với các Bộ phận/ Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building khi có yêu cầu/ Liaise with Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building when requested.

• Kiểm kê, phân phát Văn phòng phẩm nhằm đảm bảo luôn có sẵn để cung cấp cho các BP/PB/ Check, deliver the stationaries to ensure that it’s available to provide for Teams/ Depts
• Tiếp nhận, gửi, theo dõi thư từ, tài liệu, hàng hóa/ ghi nhận lại thông tin đầy đủ, chính xác/Receive, send, follow-up the mails/ documents/ goods and record information fully/ exactly
• Liên hệ với Nhà cung cấp để đặt giấy tờ, bao thư, thẻ, nước uống, bánh… liên hệ sửa chữa trang thiết bị VP, liên hệ Bưu Cục nhằm theo dõi hàng hóa/ / Liaise with Suppliers for booking the papers/ envelopes/ name cards, waters/ cakes and etc.; Offices Equipment/ Postal Service to track goods/mails/packages
• Thực hiện yêu cầu thanh toán các Chi phí Văn phòng, hóa đơn từ Nhà cung cấp/ Implement the requested payment of Offices Expenses, Invoices from Suppliers.